今天是秘書節,在維基百科裡,秘書節的定義如下:
「秘書節是在1952年由國際專業秘書協會 Professional Secretaries International(即現時的國際行政專業人員協會 International Association of Administrative Professionals所訂立,安排在每年4月最後一個完整星期中的星期三。目的為肯定秘書行業在職場上的貢獻,並鼓勵人們投入此專業生涯發展。
在秘書節那天,主管們通常會為秘書送上祝賀卡或鮮花禮物,或者約會秘書共享午餐。主管也可以在秘書日為秘書更新電腦設備或軟體,訂購專業雜誌,為秘書報名參加研討會,訓練課程,安排加入秘書協會等專業組織等,盡力地表達對秘書肯定的心意。」
櫃子當秘書也真的當了很久很久,年輕的時候,總是覺得這個工作沒辦法做長久,因為科技日新月異,在行政人員的研討會裡,似乎還出現過千禧年秘書將會被科技取代之類的議題~ 但做著做著櫃子的工作也還在~ 如何能夠與時俱進,運用新的科技來幫助自己的工作更有效率其實才是重點~
櫃子之前的憂慮似乎是多餘的~
櫃子的職涯裡,也帶過不少新進秘書,曾經遇到年紀輕輕,非常有禮貌,應對進退很得宜的秘書,也遇到不少聰明伶俐做事有效率的秘書~ 這些相信不管之後做甚麼,都是她們有競爭力的一部分~
有些姊妹說,秘書是高級僕人,但這就看自己怎麼看待自己的工作,櫃子剛開始在部門裡當秘書,也會有低人一等的感覺,因為在對外的單位,常常有外部訪客,櫃子就一天到晚被同事叫去倒茶水,一天不知倒到了多少杯茶,然後就下班了,這樣當然會覺得有點桑心難過,因為很怕哪一天櫃子的工作被年輕貌美的妹妹給取代掉了~
後來櫃子想出一套簡化流程的方法,也讓當時老闆採用,因為倒茶水的時間減少了,櫃子開始有機會參與一點點單位內的專案,一起規劃執行了公司年度的供應商論壇,甚至跟同事上台一起主持了兩屆的論壇,這些都是櫃子努力爭取來給自己進步的機會,也成了很好的回憶~
曾經在課堂上,有學員問櫃子,什麼樣的人適合做秘書,或是如何做一個稱職的秘書之類的問題。
說穿了其實網路上都有,就是要細心耐心愛心同理心等等,但是這幾年的職涯,櫃子有一個感想,秘書工作,簡單來講就是「讓主管,讓同仁能夠專注本業」,我們來負責其他週邊的logistics.... 所以範圍真的也挺廣的~~
秘書工作有的人適合,有的人不適合,這真的也是看個性,就像有人天生適合做服務業,要能耐煩耐雜~ 當了大老闆秘書也不能狐假虎威。
曾經看談話性節目,說有兩種行業最容易碰到有錢人的對象,一個是空服員,一個是秘書,當然空服員是的,因為很多有錢人都集中在商務艙,可以一網打盡,但秘書的話,就看個人造化了。
櫃子幾年前曾經在公司無薪假時去兼差做了幾天日文口譯,當時的總經理太太,就是總經理之前的秘書,是華航退下來的空服員(華航真的比較美,我承認!) 然後她就這樣變成總經理夫人,那天晚上櫃子一起陪他們跟日本客戶用晚餐,是搭Porsche的休旅車去的,真的也是很不一樣的經驗~
今天收到公司跟老闆的禮物,有時同事因為請櫃子幫忙,也會遞上咖啡什麼的,但我真的只是在做自己該做的事,大家不要那麼客氣啊~
祝福秘書姊妹們秘書節快樂~~
照片為很久以前在🇮🇩印尼雅加達參加行政人員年會。
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